Powrót
10 min czytania 18 maja 2023

Inwentaryzacja — co to jest, jak wygląda praca?

Inwentaryzacja stanowi nieodłączny element funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu dokładności i rzetelności danych dotyczących stanu majątku firmy. Praca przy inwentaryzacji jest uznawana za pracę dodatkową lub sezonową. W całej Polsce można znaleźć wiele ofert pracy. Czym dokładnie jest inwentaryzacja? Jak wygląda praca w inwentaryzacji? Jakie są rodzaje inwentaryzacji?

inwentaryzacja

SPIS TREŚCI:

Na czym polega inwentaryzacja?

Inwentaryzacja jest procesem, który ma na celu ustalenie i potwierdzenie rzeczywistego stanu majątku przedsiębiorstwa poprzez porównanie go z danymi zawartymi w księgach inwentarzowych. Jest to kompleksowe badanie, które obejmuje zarówno aspekt fizyczny, czyli sprawdzenie stanu fizycznego posiadanych zapasów i środków trwałych, jak i aspekt ewidencyjny, polegający na porównaniu zapisów księgowych z rzeczywistym stanem.

Jaki jest cel inwentaryzacji?

Podstawowym celem inwentaryzacji jest sprawdzenie stanu zasobów na półkach (np. sklepowych) lub stanu magazynu. Podstawowa inwentaryzacja jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który powinien ją przeprowadzać od czasu do czasu. Jakie są jeszcze cele inwentaryzacji?

  • zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych,
  • zapewnienie wiarygodności sprawozdań finansowych,
  • rozliczenie osób odpowiadających za stan majątkowy firmy.
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce z majątkiem jednostki.

Jakie są rodzaje inwentaryzacji?

Możemy wyróżnić kilkanaście rodzajów inwentaryzacji. Oto poniższe z nich:

  • inwentaryzacja roczna, kwartalna — to najczęstszy rodzaj inwentaryzacji. Stosowana jest, aby szczegółowo wyliczyć stan magazynowy i wskazać różnicę z księgami. Wykorzystywana w celu ustalenia dochodu do opodatkowania albo urealnienia bilansu i wyniku finansowego.
  • inwentaryzacja systematyczna, cykliczna — to powtarzalny rodzaj inwentaryzacji, który prowadzony jest z zachowaniem ciągłości. Może być powtarzana np. co 2 lata.
  • inwentaryzacja ciągła — często dokonywana jest w większych magazynach bądź składach. Rzeczowe składniki majątkowe są rozliczane ilościowo lub jakościowo. Metoda ta trwa najczęściej dosyć długo, ponieważ spisanie wszystkim składników majątku może trwać nawet rok.
  • inwentaryzacja pełna — obejmuje składniki majątkowe własne i obce.
  • inwentaryzacja częściowa — obejmuje tylko niektóre składniki majątku.
  • inwentaryzacja doraźna — jest niezapowiedziana.
  • inwentaryzacja nadzwyczajna — dokonuje się jej na wniosek organów zewnętrznych lub przy zamknięciu firmy.
  • inwentaryzacja kontrolna — robi się ją w celu kontroli, zlecana jest albo przez organy zewnętrzne albo organy stanowiące firmy.
  • inwentaryzacja przeglądowa — to spis natury w celu przeglądu zapasów.
  • inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza — to rodzaj inwentaryzacji, który przeprowadza się w momencie przekazywania składników majątkowych innej firmie.
  • inwentaryzacja szacunkowa — to przybliżony stan składników majątku.
  • inwentaryzacja okazjonalna — robi się ją nagle. Jest wywołana jakąś przyczyną (powódź, pożar) oraz z okazji kontroli specjalnej lub zamknięcia firmy.
  • inwentaryzacja rozliczeniowa — sprawdza osoby, które są odpowiedzialne za powierzone mienie.

Czytaj też: Uprawnienia UDT na wózki widłowe — jak je zdobyć?

inwentaryzacja

Czytaj też: Zwolnienie, czyli L4 pracownika

Metody inwentaryzacji

Przedsiębiorcy, a także osoby odpowiedzialne za dokonanie spisu inwentarza mają do wyboru kilka podstawowych metod ewidencjonowania firmowych zasobów. Istnieje kilka rodzajów inwentaryzacji, które dotyczą różnych obszarów przedsiębiorstwa:

  • spis z natury — porównuje się wszystkie rzeczy ze stanem ewidencji księgowej. Może dotyczyć produktów do sprzedaży, ale również rzeczy do przechowania czy przetwarzania.
  • weryfikacja stanu ewidencyjnego — to weryfikowanie stanu ewidencyjnego. Uzgadnia się saldo obejmujące stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych.
  • porównanie stanów księgowych — porównanie stanu księgowego związanego z księgami rachunkowymi ze stanem rzeczywistym.

Jak wygląda praca przy inwentaryzacji?

Praca nad inwentaryzacją wymaga odpowiedniego przygotowania i organizacji. Przede wszystkim, należy ustalić plan i harmonogram inwentaryzacji, określając datę, czas trwania i zakres prac. W zależności od rodzaju przedsiębiorstwa i jego skali, inwentaryzacja może być przeprowadzana jednorazowo w ciągu roku lub być podzielona na okresowe etapy.

Przed przystąpieniem do fizycznego zliczania zapasów i środków trwałych, ważne jest, aby zapewnić odpowiednie środki i narzędzia niezbędne do przeprowadzenia inwentaryzacji. Mogą to być na przykład skanery kodów kreskowych, listy kontrolne, wagi lub kamery, w zależności od rodzaju i charakteru inwentaryzowanych przedmiotów.

Podczas samej inwentaryzacji, zespół odpowiedzialny za tę pracę dokładnie zlicza i rejestruje każdą pozycję majątkową. W przypadku zapasów przeprowadza się dokładne sprawdzenie ilości, stanu i wartości poszczególnych produktów. Jeśli chodzi o środki trwałe, sprawdza się ich fizyczne istnienie, stan techniczny oraz zgodność z zapisami księgowymi.

Po zakończeniu fizycznego zliczania przystępuje się do porównania danych inwentaryzacyjnych z danymi zawartymi w księgach inwentarzowych. Weryfikuje się różnice pomiędzy tymi danymi i podejmuje działania mające na celu wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności. Należy pamiętać, że inwentaryzacja jest istotnym źródłem informacji dla procesu bilansowania i sporządzania sprawozdań finansowych.

Jakie są obowiązki pracownika inwentaryzacji?

Obowiązki pracownika inwentaryzacji zależą od typu, oczekiwań, wielkości firmy i doświadczenia pracownika. Pracownik inwentaryzacji wykonuje swoje codzienne obowiązki zawodowe w różnorodnych systemach czasu pracy. Zazwyczaj jest to praca na jeden lub kilka dni, ale może to być również praca stała. Zakres obowiązków pracownika wtedy rośnie. W przypadku stałego zatrudnienia w charakterze pracownika inwentaryzacji istnieje możliwość rozpoczęcia kariery od stanowiska pomocniczego. Oto przykładowe zadania pracownika przy inwentaryzacji:

  • sprawdzanie i liczenie stanu majątkowego różnymi metodami inwentaryzacji,
  • przygotowywanie dokumentacji zgodnej z inwentaryzacją,
  • rozliczanie ilości oraz wartości różnic, które zostały wynalezione przy inwentaryzacji,
  • przeprowadzanie wyjaśnień i dążenie do poznania powodów występujących różnic,
  • wprowadzanie danych do systemu,
  • prezentowanie wyników pracodawcom.
inwentaryzacja

W czym powinien być dobry pracownik inwentaryzacji?

Pracownik inwentaryzacji powinien posiadać następujące cechy:

  • zdolności matematyczne, łatwość w liczeniu,
  • sumienność, rzetelność,
  • predyspozycje fizyczne,
  • poprawna koordynacja ciała,
  • umiejętność koncentracji,
  • szybkość działania,
  • dyspozycyjność,
  • zdolności związane z korzystaniem z systemów inwentaryzacyjnych,
  • umiejętność organizacji,
  • zdolność rozwiązywania problemów.

Czy praca przy inwentaryzacji się opłaca?

Praca przy inwentaryzacji jest dla osób, które chcą sobie dodatkowo dorobić. Najczęściej odbywa się w godzinach nocnych, w momencie, gdy sklepy są zamknięte. Nie dla każdego będzie to wygodny czas pracy. Warto przy tym pamiętać, że praca pracownika inwentaryzacji bardzo często ma charakter mobilny. Pracodawcy zbierają grupę osób i wyjeżdżają z nimi na różne lokalizacje. Trzeba mieć to na uwadze, ponieważ nie każdej osobie taka forma pracy może pasować.

Co istotne, z wykonywania inwentaryzacji wykluczają poważne wady wzroku, których nie da się skorygować, a także alergie na substancje i czynniki, które mogą znajdować się w miejscu prac spisowych. Trzeba być również sprawnym fizycznie, jest to głównie praca aktywna, w ruchu. Przy sprawdzaniu stanów magazynowych potrzebna jest siła (w przypadku ciężkich pudeł).

Pracodawcy cenią sobie pracowników z dobrą koncentracją i szybkością działania. Korzystają głównie z usług agencji pracy, które pozyskują dla nich pracowników. Warto więc szukać ofert pracy również na stronach agencji zatrudnienia.

Etapy przeprowadzania inwentaryzacji

Chcesz wiedzieć dokładnie, na czym polega inwentaryzacja? Sprawdź kilka głównych etapów inwentaryzacji:

  • Przygotowanie

Jest to formalne dopełnienie wszystkich procedur. Po tym jak zespół sporządzi spis inwentaryzacyjny, trzeba dokonać oznaczenia wszystkich produktów poddanych ewidencji.

  • Przeprowadzenie spisu z natury

Analiza wszystkich produktów pod względem zaewidencjonowania. Sporządza się spis składników majątkowych, a pozyskane dane porównuje się ze stanem księgowym. Pracownicy spisują dane ręcznie, z wykorzystaniem czytników do kodów kreskowych lub poprzez komputer.

  • Porównanie spisu faktycznego stanu ze stanem księgowym

Na tym etapie można sprawdzić różnice i ewentualne błędy związane ze stanem towaru. Pomaga to w opracowaniu strategii postępowania nimi.

  • Aktualizacja informacji księgowych

Po uzyskanych wynikach trzeba zrobić aktualizację informacji systemowych. Bardzo ważne jest, aby w dokumentacji inwentaryzacyjnej oznaczyć stany faktyczne towarów. Rozlicza się nadwyżki i niedobory.

  • Zakończenie inwentaryzacji

Kończy się to opracowaniem sprawozdania finansowego, które później trzeba zarchiwizować. Dzięki niemu można wyciągnąć wnioski na przyszłość.

inwentaryzacja

Kto musi przeprowadzić inwentaryzację?

Inwentaryzację powinien przeprowadzać chociaż raz do roku każdy przedsiębiorca, aby sprawdzić, ile towaru jest na sklepowych półkach, magazynach i jaką ma wartość. Konieczność przeprowadzania inwentaryzacji towarów reguluje rozporządzanie Ministra Finansów o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Dotyczy to również sektora usługowego — firm, które do wykonania usługi muszą kupić materiały pomocnicze.

Kiedy przeprowadza się inwentaryzację?

Inwentaryzację przeprowadza się w ostatnim dniu każdego roku obrotowego, przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Najwcześniej można ją przeprowadzać 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia roku następnego.

Inwentaryzacja to jedna z podstawowych czynności rachunkowych, która polega na weryfikacji i porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym. Dzięki inwentaryzacji właściciele firm mogą wykryć wszelkie nieprawidłowości występujące wewnątrz przedsiębiorstwa. Uzyskany wynik porównuje się ze stanem firmowego majątku zaewidencjonowanym w księgach rachunkowych. Firma przeprowadza inwentaryzację przynajmniej raz do roku. Działania pracownika inwentaryzacji pozwalają przeciwdziałać wszelkim uchybieniom związanym z gospodarowaniem majątkiem firmy.

Szukasz pracy? Odezwij się do nas! Jesteśmy profesjonalną agencją pracy, która chętnie pomoże Ci znaleźć pracę!

Sprawdź też: Ile zarabia magazynier?

Tagi

praca dodatkowa praca przy inwentaryzacji zatrudnienie