4 min czytania 12 stycznia 2023

Kwestionariusz osobowy — wzór, jak wypełnić?

Przed podjęciem się pracy, pracodawca wymaga od kandydata podania pewnych danych. Służy do tego kwestionariusz osobowy pracownika. Dane potrzebne są do sporządzenia umowy o pracę lub umowy zlecenie. Dane najczęściej wykorzystywane są również do zgłoszenia pracownika do ZUS-u.
Jak wypełnić kwestionariusz osobowy? Jakie dane wpisać w kwestionariuszu osobowym?
Tego dowiecie się z poniższego wpisu.

SPIS TREŚCI:

Czym jest kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz osobowy pracownika — jakie dane trzeba podać?
Kwestionariusz osobowy a RODO
Obowiązek aktualizowania danych
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
O co nie powinien pytać pracodawca?
Kwestionariusz osobowy pracownika — jak wypełnić?
Kwestionariusz osobowy — wzór

Czym jest kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy to dokument, który jest formą ankiety, jaką musi pracownik wypełnić na początku swojej pracy. Zazwyczaj ten druk wypełnia się przed podpisaniem umowy o pracę lub umowy zlecenie. Pracodawca wymaga podania określonych danych osobowych, które później trafiają do akt pracownika. Dane potrzebne są nie tylko do sporządzenia umowy, ale również do zgłoszenia pracownika do ZUS-u.

Kwestionariusz osobowy pracownika — jakie dane trzeba podać?

Dane, jakie mają zawrzeć się w kwestionariuszu osobowym, można podzielić na dwa rodzaje. Na te wymagane przez Kodeks Pracy i te, które zaleca Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Kodeks Pracy stwierdza, że:

Art. 22¹ § 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych (…) w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Z przepisów możemy dowiedzieć się, że pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie może wymagać następujących danych:

imię (imiona) i nazwisko kandydata,
datę urodzenia,

W zależności od charakteru pracy pracodawca może również poprosić o takie dane jak:

wykształcenie kandydata,
kwalifikacje zawodowe,
znajomość języków obcych,
prawo jazdy,
przebieg zatrudnienia (np. w CV).

Natomiast od osoby już przyjętej do pracy wymagać się będzie bardziej szczegółowych danych:

PESEL lub NIP pracownika,
numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (jeśli nie posiada numeru PESEL),
numer rachunku bankowego (jeśli nie zgłoszono innej formy wypłacania wynagrodzenia),
danych o rodzinie, np. imiona i nazwiska dzieci (jeśli będzie korzystać z pakietu socjalnego).

Dane o członkach rodziny mogą być również potrzebne, jeśli pracownik będzie chciał skorzystać ze szczególnych uprawnień. Informacje na temat dzieci przydatne będą do zwiększenia ilości wolnych na opiekę nad dzieckiem lub do uzyskania dodatkowego wynagrodzenia.

W szczególnych przypadkach pracodawca może również poprosić o informacje wynikające z przepisu prawa, np. informacje dotyczące obywatelstwa i niekaralności.

Czytaj też: Jak napisać CV?

Kwestionariusz osobowy a RODO

25 maja 2018 roku wprowadzone zostało Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016) – czyli RODO.

Zmieniona została treść przepisów, które dotyczyły udostępniania danych osobowych. Dyrektywa RODO zezwala, aby pracodawca wymagał w kwestionariuszu osobowym podania numeru telefonu oraz adresu email.

Obowiązek aktualizowania danych

Zobowiązaniem pracownika jest aktualizowanie danych, jeśli tylko zajdzie w jego życiu jakaś zmiana. Brak aktualnych danych może przyczynić się do:

nieuwzględnienia pracownika do przyznania mu świadczeń,
nieotrzymaniem informacji o dochodach,
konsekwencji ze strony organów podatkowych, ubezpieczeniowych,
brakiem otrzymania uprawnień pracowniczych.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z przygotowaniem kilku niezbędnych dokumentów:

umowa o pracę/ umowa zlecenie
skierowanie na badania
orzeczenie lekarskie
zgłoszenie do ubezpieczenia
przebyte kursy i szkolenia
uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy
kwestionariusz osobowy

Wszystkie te dokumenty przechowywane muszą być w aktach pracownika.

W art. 94 Kodeksu Pracy — pracodawca ma obowiązek do przechowywania dokumentacji pracowniczej wszystkich pracowników. Od 2019 roku możliwe jest to w formie elektronicznej. Ułatwia ona przechowywanie, aktualizowanie oraz zabezpieczanie danych.

Według przepisów pracodawca musi przechowywać dane pracowników przez 10 lat (jeśli są zatrudnieni po 1999 roku). Akta osobowe pracowników zatrudnionych wcześniej muszą być magazynowane przez 50 lat.

Czytaj też: Jak napisać list motywacyjny?

O co nie powinien pytać pracodawca?

Pracodawca może żądać jedynie danych związanych z pracą. Nie może on pytać o informacje dotyczące życia prywatnego. Pracownik może odmówić udzielania niewygodnych dla niego informacji. Należy pamiętać, że jest to prawnie zabronione!

Przepisy dotyczące RODO jasno określają, co może się znaleźć w kwestionariuszu osobowym pracownika, a co nie. Pracodawca nie może żądać od pracownika takich danych jak:

imiona rodziców,
miejsce zamieszkania

Nie może on wchodzić w sferę prywatną człowieka i pytać o:

orientację seksualną,
wyznanie religijne,
stan cywilny,
stan zdrowia,
czy kobieta planuje ciążę.

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy pracownika zazwyczaj wypełnia się odręcznie. Należy go uzupełnić czytelnie, pisząc najlepiej drukowanymi literami.

Jeśli nie jesteś pewny czy jakieś pole Ciebie dotyczy — nie wypełniaj go.
Upewnij się, zadając pytanie odpowiedniej osobie.

Czytaj też: Mobbing w pracy