Powrót
6 min czytania 31 października 2023

Pasek wynagrodzeń — czy pracownik powinien go otrzymywać?

Zdarzyło Ci się dostać pasek wynagrodzeniowy, ale nie jest to sytuacja powtarzalna? Nie wiesz, od czego to zależy? Pasek wynagrodzeń to specjalny dokument, który pokazuje różnice pomiędzy wynagrodzeniem netto a brutto. Ma być informacją dla pracownika, skąd wzięła się dana kwota wynagrodzenia. Co dokładnie zawiera pasek wynagrodzenia? Czym się różni pasek płacowy od listy płac? Kiedy można żądać wydania paska? Czy sporządzanie paska płacowego jest obowiązkowe? Czy pracownicy powinni dostawać paski wynagrodzeń co miesiąc?

pasek wynagrodzen

SPIS TREŚCI

Pasek wynagrodzeń -co to jest?

Pasek wynagrodzenia to dokument płacowy, zawierający miesięczne zestawienie składników płacowych, które tworzą indywidualne wynagrodzenie pracownika. Jest podana na nim kwota brutto i netto. Wiele firm wystawia pasek wynagrodzenia, aby wyjaśnić, w jaki sposób wylicza się wypłatę. To informacja dla pracownika, aby nie musiał pytać, skąd wzięła się wysokość wynagrodzenia.

Przepisy prawa pracy nie regulują, czegoś takiego jak pasek płacowy. Jest to potoczne sformułowanie dokumentu wynagrodzenia dla pracownika. Nie ma on jednego wzorca, każda firma sporządza go na swoje potrzeby.

Pasek wynagrodzeń — jakie informacje się na nim znajdują?

Przygotowanie pasków płacowych wymaga uwzględnienia potrącenia z wynagrodzenia wszelkich ulg, zasiłków, podatku dochodowego, zajęć komorniczych, wszelkie ubezpieczenia społeczne: składki społeczne, składki zdrowotne itp. Na kwotę netto składają się również inne, dodatkowe zarobki takie jak: premie i nagrody, dodatki za pracę nocną, za pracę w godzinach nadliczbowych. Wszelkie dodatki i potrącenia powinny znaleźć się w tym zestawieniu. Wydawane co miesiąc, mogą się trochę różnić od siebie. Co powinno się znaleźć na pasku wynagrodzeń?

  • dane firmy (nazwa, NIP, regon)
  • dane osobowe pracownika (imie i nazwisko, informacje, które pracodawca przekazał do ZUS)
  • data dokumentu
  • data okresu, za jaki dokonana została wypłata
  • kwota wynagrodzenia netto
  • potrącenia składek, które są odprowadzane do ZUS
  • odprowadzenie podatku dochodowego
  • nieobecności pracownika, np. urlop bezpłatny i urlop płatny
  • zasiłki
  • potrącenia dodatkowe takie jak: starty powstałe z winy pracownika, komornik, zobowiązania pożyczkowe wobec firmy)
  • premie, dodatki fakultatywne, dodatki obligatoryjne (w tym premie uznaniowe, premie regulaminowe)

Czytaj też: Jak sprawdzić, czy jest się ubezpieczonym?

Czy pracodawca musi sporządzać paski z wynagrodzenia?

Przepisy Kodeksu Pracy nie regulują czegoś takiego jak pasek wynagrodzeń. Wydawanie pracownikom comiesięcznych pasków płacowych nie należy więc do obowiązków pracodawcy. Jeśli jednak w danym zakładzie pracy pojawia się zapis w regulaminie, że pracodawca musi sporządzać paski płacowe, to jest to wyjątek od poniższych zasad. W tym przypadku przełożony ma obowiązek go sporządzać.

W momencie gdy pracownik zwróci się do pracodawcy o wgląd do dokumentu związanego z wynagrodzeniem, pracodawca musi wydać go pracownikowi. Dzieje się to na wniosek pracownika.

Podstawa prawna:

Zgodnie z art. 85 § 5 kp pracodawca – na żądanie pracownika – jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Przepis ten odnosi się jedynie do osoby pozostającej w zatrudnieniu, nie do byłych pracowników, ale funkcjonują regulacje, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat wynagrodzeń byłym pracownikom:

Zgodnie z art. 94 § (12) pkt 1 kp pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czytaj też: Umowa B2B – co oznacza?

pasek wynagrodzen 2

Czytaj też: Profil Zaufany — co to jest, jak używać?

Pasek wynagrodzeń — o jaką dokumentację może poprosić pracownik?

Tak jak pisaliśmy wyżej, pracodawca na wniosek pracownika może udostępnić dokumentację związaną z wynagrodzeniem. Jakie dokumenty płacowe może pokazać?

  • regulamin wynagrodzeń i premiowania
  • układ zbiorowy pracy
  • dokumentacja nadgodzin, zwolnień lekarskich, spóźnień
  • wykaz potrąceń z wynagrodzenia
  • listy obecności
  • lista płac indywidualna dla każdego pracownika

Elektroniczne paski płacowe

Pracodawca może wydać pasek wynagrodzeń w formie papierowej jak i elektronicznej. Najczęściej udostępnia się go jako plik PDF. Jeśli będzie on wysyłany za pomocą adresu e-mail, należy od pracownika uzyskać pisemną zgodę na taki proces. Zgoda na przetwarzanie danych w kontekście pasków płacowych powinna zawierać kluczowe informacje, takie jak adres e-mail pracownika, dane osobowe oraz wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych. Administrator, który przekazuje pracownikom paski płacowe, jest zobowiązany do przestrzegania zasad RODO w związku z przetwarzaniem danych.

Warto podkreślić, że brak zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia przekazywanie pasków płacowych drogą elektroniczną. W całym procesie konieczne jest wykorzystanie podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko czy adres e-mail pracownika. Elektroniczne paski płacowe, zgodne z RODO, mają na celu ułatwienie dostępu pracowników do swoich danych. Dzięki nim pracownik ma możliwość sprawdzenia swojej poczty e-mail oraz dostępu do szczegółowych informacji dotyczących wynagrodzenia.

Jak wyliczane jest wynagrodzenie?

Aby obliczyć wynagrodzenie pracownika, należy od kwoty brutto odjąć składki ZUS finansowane przez pracownika. Należą do nich:

  • składki na ubezpieczenie chorobowe: 2,45 %
  • składki na ubezpieczenie emerytalne: 9,76 %
  • składki na ubezpieczenie rentowe: 1,5 %

Trzeba również odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Jest to 9% wypłaty brutto pomniejszonej o składki na ubezpieczenie społeczne. Jeśli dana osoba przystąpiła do PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) będzie mieć pobieraną wpłatę podstawową 2% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Następnym krokiem jest ustalenie zaliczki na podatek dochodowy. Od przychodu pracownika trzeba odjąć składki na ubezpieczenie społeczne i koszty uzyskania przychodu. W zależności od miejsca zamieszkania (dla pracownika miejscowego 250 zł, dla dojeżdżającego 300 zł). Po względnieniu potrąceń związanych z wynagrodzeniem brutto składek oraz kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest przeprowadzenie właściwych obliczeń. Proces ten polega na pomnożeniu podstawy obliczeń przez odpowiednią stawkę podatkową, która wynosi 12% lub 32%. Następnie, odejmuje się od uzyskanej kwoty kwotę wolną od podatku, co wynosi 300 zł miesięcznie. Po dokonaniu tych kalkulacji otrzymuje się ostateczną zaliczkę na podatek dochodowy.

Podsumowując, pracownik ma prawo zgłosić pracodawcy żądanie o udostępnienie dokumentów płacowych. Musi się to odbyć na wniosek pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że stosowanie pasków wynagrodzeń nie jest obowiązkowe. Pracodawca nie musi ich sporządzać, jeśli nie ma takiej potrzeby. Otrzymanie paska wynagrodzeń ma być informacją dla pracownika o jego wynagrodzeniu, ewentualnych potrąceniach i premiach. Dzięki temu będzie wiedział skąd wzięła się dana kwota wynagrodzenia.

Sprawdź też: Kalkulator wynagrodzeń 2023

Tagi

kodeks pracy obowiązki pracodawcy praca zatrudnienie